Geokätköilytapahtuma on hauska tapa tutustua muihin harrastajiin ja viettää aikaa yhdessä. Kuka tahansa voi helposti järjestää geokätköilytapahtuman, eikä se edes vaadi kovin paljoa vaivannäköä.
Paikka
Ensin sinun täytyy keksiä sopiva paikka tapahtumalle. Paikkaan ei liity mitään vaatimuksia, mutta nuotiopaikka ja sateensuoja ovat mukavia ominaisuuksia. Monet tapahtumat järjestetään laavuilla, kodilla ja muilla vastaavilla paikoilla, mutta on tapahtumia järjestetty esimerkiksi raitiovaunussakin.
Selvitä tapahtumapaikan koordinaatit, tarvitset ne kätkökuvausta varten.
Ajankohta
Viikonloput ovat yleensä paras aika järjestää tapahtuma, koska silloin mahdollisimman monella on aikaa tulla paikalle. Mikään ei kuitenkaan estä järjestämästä tapahtumaa keskellä viikkoa, mutta osallistujamäärä voi jäädä pienemmäksi.
Muista että tapahtuma täytyy ilmoittaa Geocaching.com -sivulle vähintään kaksi viikkoa etukäteen.
Tarkoitus
Kätköilytapahtumalla pitäisi olla aina jokin tarkoitus. Geokätköilijöiden kokoaminen hakemaan paikallisia kätköjä ei ole riittävä syy tapahtumalle, mutta makkaran paisto, kokemusten vaihto ja rento yhdessäolo ovat hyviä tarkoituksia.
Lokikirja
Tapahtumakin on "kätkö", eli vierailijoiden on kirjattava osallistumisensa lokikirjaan. Lokikirjaksi kelpaa mikä tahansa vihko tai paperi, mutta yleensä on käytetty suomalaisia tapahtumia kiertäviä Travel Bug -lokikirjoja. Kiertävät lokikirjat siirtyvät tapahtumasta toiseen geokätköilijöiden mukana tai siten, että edellisen tapahtuman järjestäjä postittaa ne seuraavalle.
Kätkökuvaus
Tapahtumakätköt lisätään Geocaching.com-sivulle kuten muutkin kätköt. Kirjoita kätkökuvaukseen mistä tapahtumassa on kyse ja ilmoita selkeästi tapahtuman alkamisaika sekä muut tarpeelliset tiedot.
